4.1. Objeto, partes y aceptación
Las presentes Condiciones generales del servicio (las “Condiciones”) regulan el servicio de contabilidad que, con el nombre contable.cloud (el “Servicio”), presta Agentia Codex S.L. (sociedad en constitución) (“Agentia”), con domicilio en Avda. Teodomiro 30, Entlo 1 — 03300 Orihuela (Alicante), España y NIF en trámite (sociedad en constitución), y el uso del panel de contable.cloud (el “Panel”) por las personas a las que se da acceso.
Partes. El cliente del Servicio (el “Cliente”) es la asesoría que lo contrata para las empresas cuya contabilidad lleva o, cuando una empresa lo contrata directamente como complemento de su departamento contable, esa empresa. El Servicio se ofrece exclusivamente a empresas y profesionales que actúan en el ámbito de su actividad empresarial o profesional, y no a consumidores en el sentido del Real Decreto Legislativo 1/2007. Quien firma en nombre del Cliente declara contar con poder suficiente para obligarlo.
Aceptación. Estas Condiciones se incorporan a la propuesta del Servicio que el Cliente firma (o al acuerdo de servicio en pruebas) y se aceptan con su firma. Las personas a las que el Cliente da acceso al Panel las aceptan al entrar en él por primera vez. Agentia conserva la versión aceptada (la vigente es la v3.0.1) y su fecha. Forman parte de la relación contractual el Aviso legal, la Política de privacidad, la Política de cookies, el Contrato de encargo del tratamiento y la página de proveedores de modelos de IA.
Prelación. En caso de contradicción prevalecen, por este orden, las condiciones particulares de la propuesta firmada o del acuerdo de servicio en pruebas, estas Condiciones y, por último, las políticas y páginas informativas incorporadas por referencia.
4.2. Descripción del servicio
El Servicio es un servicio de contabilidad y de preparación de las obligaciones fiscales que salen de las facturas y del banco. El Cliente o sus empresas dejan sus documentos (facturas emitidas y recibidas, extractos y movimientos bancarios, nóminas ya calculadas y los demás justificantes) en la carpeta compartida o en el buzón del Servicio (apartado 4.10). Agentia los lee, propone la contabilidad de cada empresa con ayuda de inteligencia artificial (apartado 4.7), la revisa con su equipo, detecta lo que falta y lo duplicado, y entrega en la carpeta de cada empresa los ficheros del cierre (hojas de cálculo e informes en PDF), los ficheros para importar la contabilidad en el programa del Cliente y los modelos tributarios preparados para su presentación (apartado 4.8). El alcance concreto (empresas, periodos, programa de destino, plan de revisión) es el de la propuesta.
Qué no hace Agentia. Agentia presta un servicio de contabilidad: no es una asesoría ni una gestoría. No presenta declaraciones ni autoliquidaciones, ni rectificativas o complementarias; no atiende requerimientos ni notificaciones electrónicas; no cierra ejercicios ni deposita cuentas; no presta asesoramiento fiscal, laboral ni jurídico, ni servicios financieros o de pago; y no calcula nóminas ni cotizaciones: las nóminas se reciben ya calculadas y se contabilizan. La llevanza oficial de los libros es la del programa del Cliente, que importa lo que Agentia entrega. Las obligaciones contables, fiscales, laborales y mercantiles de cada empresa siguen siendo suyas y de su asesoría.
Ritmo del Servicio. Los documentos se procesan en un proceso nocturno, no en tiempo real: lo que llega un día queda procesado, como objetivo, a la mañana siguiente. El objetivo de entrega del cierre de un periodo es antes del día 10 del mes siguiente cuando toda la documentación ha llegado antes del día 3. Son objetivos de servicio, no plazos garantizados; la propuesta puede fijar otros y lo que ocurre si no se cumplen.
4.3. Contratación y archivo del contrato
El Servicio no se contrata en línea ni tiene precios publicados. Se contrata así:
- Solicitud: el interesado pide una propuesta desde el Sitio Web o por correo electrónico.
- Estudio: Agentia revisa con él sus procesos y su documentación.
- Propuesta: Agentia le envía por escrito el alcance, las empresas, el plan de revisión, los plazos y el precio, que se remite a estas Condiciones.
- Firma: el Cliente firma la propuesta y, con ella, estas Condiciones y el Contrato de encargo del tratamiento.
Estado actual. Mientras la sociedad esté en constitución, Agentia no firma contratos con clientes: el Servicio solo se presta en pruebas a las empresas de su fundador. La contratación conforme a este apartado se abre al completarse la constitución e inscripción de la sociedad, momento en el que el Aviso legal publicará el NIF y los datos registrales.
El contrato se celebra en español. Agentia conserva la propuesta firmada y la versión de estas Condiciones que incorpora. El texto vigente está siempre disponible en esta página, desde la que puede guardarse o imprimirse; las versiones anteriores se facilitan a quien las solicite en contacto@agentiacontable.com.
4.4. Cuentas, asesorías y empresas
4.4.1. Cuenta personal
Cada persona entra en el Panel con una cuenta propia (correo electrónico y contraseña). El Panel ofrece verificación en dos pasos (TOTP) a todas las cuentas y la exige a quien es titular de una organización con más miembros. Cada persona mantiene la confidencialidad de sus credenciales y comunicará sin demora cualquier uso no autorizado a soporte@agentiacontable.com.
4.4.2. La asesoría y sus empresas
El Cliente designa a las personas que usan el Panel y lo que puede ver cada una, y responde de a quién da acceso. Cuando el Cliente es una asesoría, declara contar con la autorización de cada empresa para tratar sus datos y para encargar el Servicio por su cuenta, y asume frente a Agentia las obligaciones de estas Condiciones respecto de cada empresa.
4.5. Precio, facturación y pago
El precio del Servicio, su forma de pago y su periodicidad son los de la propuesta firmada. Los precios no incluyen el IVA, que se añade al tipo vigente. El Servicio en pruebas se presta sin precio o con el que fije el acuerdo de servicio en pruebas.
Agentia puede modificar el precio comunicándolo con al menos 30 días de antelación; el cambio se aplica al periodo siguiente y el Cliente puede resolver el contrato sin penalización antes de esa fecha. Si el Cliente no paga, Agentia se lo avisa y, si el impago persiste, puede suspender el Servicio hasta que se regularice; la suspensión no borra los datos.
4.5.1. Devolución proporcional
Agentia devuelve la parte proporcional no prestada del precio ya pagado cuando resuelve el contrato por dejar de prestar el Servicio, cuando el Servicio no se presta por causa imputable a Agentia o cuando el Cliente resuelve por una modificación sustancial que no acepta. La solicitud se dirige a contacto@agentiacontable.com y Agentia resuelve en un plazo máximo de 30 días.
4.6. Obligaciones del cliente
El Cliente se obliga a:
- Entregar la documentación completa, veraz y a tiempo (los objetivos del apartado 4.2 dependen de ello) y avisar de lo que cambie en cada empresa.
- Revisar lo que recibe antes de importarlo y de presentar nada: el Cliente responde de lo que importa en su programa, de los modelos y ficheros que presenta y de las decisiones que adopta con la información del Servicio.
- Importar la contabilidad en su programa y, al menos en cada cierre, entregar el libro diario y el plan de cuentas exportados de él, para que Agentia compruebe que lo importado coincide con lo aprobado.
- Contar con la base jurídica y la información necesarias para que Agentia trate los datos personales de sus empresas y de sus terceros, e informar a sus empresas de que encarga a un servicio externo la preparación de su contabilidad (apartado 4.14); no introducir datos de categorías especiales que no sean imprescindibles.
- Custodiar las credenciales del Panel y no cederlas a terceros; no eludir las medidas de seguridad ni utilizar el Servicio para actividades ilícitas o fraudulentas.
- Cumplir la normativa que le sea aplicable, en particular la de prevención del blanqueo de capitales. Agentia cumple las obligaciones de prevención del blanqueo que le resulten aplicables y colabora con la asesoría en las suyas.
4.7. Inteligencia artificial y revisión profesional
Inteligencia artificial y revisión profesional. En contable.cloud, nuestro sistema de inteligencia artificial hace parte del trabajo: lee las facturas y los extractos y propone la contabilidad y los ficheros del cierre. Nuestro equipo comprueba que los datos y el funcionamiento son correctos: lo que la inteligencia artificial no tiene claro pasa a un profesional, y los proveedores nuevos y los importes altos se revisan siempre. Nuestra revisión no alcanza al 100 % de lo procesado y puede haber errores. La revisión final corresponde a la asesoría o a la empresa, porque nadie conoce mejor su contabilidad: antes de importar el trabajo en su programa o de presentar cualquier declaración, quien lo recibe debe revisarlo. Detrás del servicio hay un grupo de profesionales a disposición de las asesorías y de las empresas que nos contratan para cualquier duda contable. Ninguna cifra que publiquemos es una garantía de acierto.
Quién revisa. El equipo de Agentia revisa la contabilidad propuesta según el plan de revisión de la propuesta firmada, que fija qué se revisa siempre y qué por muestreo; después la revisa el Cliente, que la aprueba antes de importarla. Ninguna propuesta de la inteligencia artificial se da por buena sin que la revise y la apruebe una persona —del equipo de Agentia o del Cliente— al aprobar el cierre; únicamente las reglas deterministas que el Cliente aprueba para una empresa se aplican por sí solas, y el Cliente puede retirarlas en cualquier momento.
Sin decisiones automatizadas. El Servicio no adopta decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos sobre las personas ni las afecten de modo significativo (artículo 22 del RGPD).
Finalidad prevista y usos excluidos. Los sistemas de inteligencia artificial del Servicio están destinados a preparar la contabilidad y las obligaciones fiscales a partir de los documentos. No están destinados a adoptar ni a fundamentar decisiones sobre personas trabajadoras —contratación, promoción, rescisión, asignación de tareas o evaluación del rendimiento— ni a evaluar la solvencia de personas físicas o establecer su calificación crediticia.
Responsable del despliegue. Agentia opera los sistemas de inteligencia artificial del Servicio en su propia infraestructura y es su responsable del despliegue en el sentido del Reglamento (UE) 2024/1689; forma a las personas de su equipo que los manejan. El Cliente recibe los resultados, no utiliza esos sistemas.
Proveedores. Los proveedores de modelos de IA, los datos que reciben y sus garantías se describen en la página de proveedores de modelos de IA, que Agentia mantiene actualizada y cuyos cambios comunica con al menos 7 días naturales de antelación.
4.8. Modelos, ficheros y Administraciones
Agentia prepara los modelos tributarios que salen de las facturas y del banco, con sus casillas y su fichero de presentación, y los libros registro del IVA en el formato de la Agencia Tributaria, pero no los presenta: la presentación ante la AEAT o cualquier otra Administración la hace la asesoría con sus propios medios de identificación, y la validez de lo presentado es responsabilidad del declarante. Los borradores en PDF de los modelos no son impresos oficiales. El Servicio no emite facturas por el Cliente ni custodia sus certificados electrónicos.
Integridad de la contabilidad. La contabilidad que Agentia propone aplica la partida doble con cuadre estricto, y los cambios relevantes y las revisiones quedan en un registro de auditoría (quién, cuándo y qué).
4.9. Lo que el Servicio no incluye
El Servicio no incluye acceso a la interfaz de programación (API), al servidor MCP ni a webhooks, ni la conexión directa con las cuentas bancarias: los movimientos se reciben en los ficheros que da el banco.
4.10. Entrada de documentos
Los documentos llegan por la carpeta compartida de Google Drive, OneDrive o SharePoint que el Cliente conecta para cada empresa, por el buzón de correo del Servicio (solo de los remitentes autorizados) o por la subida desde el Panel. Agentia lee esa carpeta y escribe en ella para ordenar los documentos y dejar los ficheros del cierre, y nunca borra nada. Los documentos que no son facturas ni movimientos se clasifican y se avisan, sin contabilizarlos.
4.11. Atención, acceso de nuestro equipo y comunicaciones
Agentia atiende al Cliente por correo electrónico en soporte@agentiacontable.com en días laborables.
Acceso de nuestro equipo. Prestar el Servicio exige que las personas autorizadas del equipo de Agentia accedan a los documentos y a la contabilidad de cada empresa para leerlos, proponer y revisar. Lo hacen con deber de confidencialidad, solo para el Servicio, y cada revisión y cada cambio queda en el registro de auditoría con quién lo hizo y cuándo.
Las comunicaciones relacionadas con el contrato se envían al correo del Cliente. Las comunicaciones comerciales solo se envían con su consentimiento o en los términos del artículo 21.2 de la LSSI, con posibilidad de oponerse en cada envío.
4.12. Propiedad intelectual y datos del cliente
El software con el que Agentia presta el Servicio, su diseño y sus bases de datos son de Agentia o de terceros que le han autorizado su uso. El Servicio no cede al Cliente ningún derecho sobre ese software, que no se instala en sus equipos ni se le entrega.
Los datos son del Cliente. Los documentos, los datos y los ficheros que Agentia entrega son del Cliente y de sus empresas. Agentia no reclama derechos sobre ellos y solo los trata para prestar el Servicio, conforme a la Política de privacidad y al Contrato de encargo del tratamiento.
El estilo de cada empresa. Agentia aprende de la contabilidad anterior de cada empresa y de las correcciones del Cliente para proponerle con su mismo criterio, solo dentro de esa empresa. Los datos de una empresa no se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial, ni propios ni de terceros.
Métricas. Agentia mide de forma agregada, sin identificar a ninguna empresa, el acierto de las propuestas y lo que se corrige al revisarlas, para operar y mejorar el Servicio.
4.13. Confidencialidad
Cada parte tratará como confidencial la información no pública de la otra a la que acceda con ocasión del contrato, no la utilizará para fines distintos de su ejecución y la protegerá con medidas razonables. Quedan excluidas la información pública, la que ya obraba en poder de la parte receptora, la desarrollada de forma independiente y la que deba revelarse por obligación legal o requerimiento de una autoridad, en cuyo caso se informará a la otra parte cuando la ley lo permita. Esta obligación subsiste durante la vigencia del contrato y los tres años siguientes.
4.14. Protección de datos y Contrato de encargo del tratamiento
El tratamiento de los datos de las personas del Cliente que usan el Panel o que se relacionan con Agentia se describe en la Política de privacidad. De los datos de cada empresa (sus clientes, proveedores, empleados, movimientos bancarios y documentos) es responsable la empresa. Cuando el Cliente es una asesoría, la asesoría es encargada de la empresa y Agentia es su subencargada; cuando el Cliente es la propia empresa, Agentia es su encargada. En los dos casos rige el Contrato de encargo del tratamiento, que forma parte de estas Condiciones.
4.15. Garantías y responsabilidad
Agentia presta el Servicio con la diligencia propia de un prestador profesional de servicios de contabilidad, sin garantizar la ausencia de errores ni la conformidad de cada resultado con la normativa aplicable a cada caso, que depende de los documentos aportados y de la revisión del Cliente. En la medida en que la ley lo permite, se excluye cualquier otra garantía expresa o implícita.
La responsabilidad total de Agentia frente al Cliente por cualquier concepto derivado del contrato queda limitada al importe efectivamente abonado por el Cliente durante los doce meses anteriores al hecho que motive la reclamación y, en todo caso, con un mínimo de quinientos euros (500 €). Ese mínimo es el que se aplica cuando el Cliente no hubiera abonado importe alguno (el Servicio en pruebas), de modo que la limitación nunca equivale a una exclusión de responsabilidad.
Agentia no responde del lucro cesante, de la pérdida de negocio o de oportunidad, del daño reputacional ni de los daños indirectos, ni de las sanciones, recargos o intereses derivados de presentar lo que el Cliente no revisó. Estas limitaciones no se aplican a los daños causados por dolo o culpa grave, a los daños personales, a la responsabilidad derivada de la normativa de protección de datos ni a ningún otro supuesto en que la ley no permita limitar la responsabilidad. Ninguna de las partes responde de los incumplimientos debidos a fuerza mayor.
4.16. Duración, suspensión y terminación
El contrato dura lo que fije la propuesta y, si no fija nada, es indefinido y cualquiera de las partes puede terminarlo con 30 días de aviso. Agentia puede suspender el Servicio, con aviso salvo urgencia, por impago, por incumplimiento de estas Condiciones, por riesgo para la seguridad o por requerimiento de una autoridad, y resolverlo de forma inmediata ante un incumplimiento grave no subsanado en el plazo que se le indique.
Efectos. Terminado el contrato, el Cliente puede recibir sus datos en el paquete descrito en el apartado 4.16.1 antes de la terminación y durante los 30 días siguientes; los ficheros ya entregados en su carpeta siguen siendo suyos y Agentia no los borra. Agentia suprime después los datos conforme al Contrato de encargo del tratamiento, salvo lo que deba conservar por obligación legal o para la defensa de reclamaciones, que se mantiene bloqueado durante los plazos legales.
4.16.1. Cambio de proveedor y portabilidad
El Cliente puede cambiar de proveedor en cualquier momento. A tal efecto:
- El preaviso máximo para iniciar el cambio es de dos meses.
- Iniciado el cambio, Agentia mantiene el Servicio y presta asistencia razonable durante un periodo transitorio de 30 días, prorrogable de común acuerdo.
- Durante ese periodo y en los 30 días siguientes, Agentia entrega la contabilidad de cada empresa en el formato de su programa y en un paquete abierto por ejercicio que incluye el plan de cuentas, los terceros, el libro diario, los registros fiscales de facturas emitidas y recibidas, los vencimientos, el inmovilizado y los presupuestos, con un manifiesto que lleva la huella de cada fichero del paquete; los documentos del archivo documental se descargan aparte, en un ZIP.
- Agentia no cobra por el proceso de cambio de proveedor ni por la entrega de los datos.
4.17. Modificación de las Condiciones
Agentia puede modificar estas Condiciones para adaptarlas a cambios normativos, técnicos o del Servicio. Las modificaciones sustanciales se comunican al Cliente con al menos 30 días de antelación por correo electrónico; el Cliente que no las acepte puede resolver el contrato sin penalización antes de su entrada en vigor. Las modificaciones exigidas por la ley o que no restrinjan los derechos del Cliente pueden aplicarse desde su publicación. Cada versión lleva su número y su fecha, y Agentia conserva las anteriores.
4.18. Cesión, ley aplicable y jurisdicción
Agentia puede ceder el contrato a una sociedad de su grupo o a quien la suceda en el negocio, notificándolo al Cliente; el Cliente no puede ceder su posición sin consentimiento previo y escrito de Agentia. Si alguna cláusula fuera declarada nula, el resto conserva su validez.
Estas Condiciones se rigen por la legislación española. Para la resolución de cualquier controversia son competentes los Juzgados y Tribunales que determinen las normas procesales aplicables; al estar el domicilio social de Agentia en Orihuela (Alicante), las demandas dirigidas contra Agentia corresponden a sus Juzgados y Tribunales.