Dietas y desplazamientos del autónomo en 2026: qué puedes deducir y cómo justificarlo

Comer fuera por trabajo, dormir en otra ciudad o mandar a un empleado a una obra lejana son gastos de la actividad, con límites y requisitos de forma en los que se pierden la mayoría de las deducciones. Esta guía da los de 2026, con su artículo, y cómo se registran en Agentia Contable.

Qué es una dieta y qué es un gasto de desplazamiento

• Dieta (manutención y estancia): comer y dormir fuera cuando el trabajo obliga a desplazarse.
• Gasto de desplazamiento (locomoción): lo que cuesta llegar, el billete o, en vehículo propio, un importe por kilómetro.

La ley trata de forma distinta dos situaciones:

1. Tus empleados. Lo que les pagas de dieta o kilometraje está exento de IRPF hasta los límites del artículo 9 del Reglamento del IRPF; lo que pase de ahí es retribución y tributa en la nómina.
2. Tú, como autónomo en estimación directa. No cobras dietas: deduces el gasto de manutención de la actividad, con los mismos límites diarios y con condiciones propias (artículo 30.2.5.ª c de la Ley del IRPF).

Los importes vigentes en 2026

Las cifras del Reglamento no han cambiado desde 2008, salvo el kilometraje, que subió en julio de 2023. Son las que Agentia aplica como tarifas de la plataforma en Gastos de empleados.

Concepto	En España	En el extranjero
Manutención con pernocta (por día)	53,34 €	91,35 €
Manutención sin pernocta (por día)	26,67 €	48,08 €
Estancia (hotel)	el importe justificado	el importe justificado
Kilometraje en vehículo propio	0,26 € por km, más peajes y aparcamiento justificados	—

• Manutención y estancia: artículo 9.A.3 del Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007).
• Kilometraje: el Reglamento sigue diciendo 0,19 €, pero la Orden HFP/792/2023 lo elevó a 0,26 € por kilómetro desde el 17 de julio de 2023.
• Para el autónomo, el artículo 30.2.5.ª c de la Ley 35/2006 remite a esos mismos límites de manutención.

Qué exige la norma para admitirlo

Si el gasto es de un empleado (artículo 9.A del Reglamento):

• El desplazamiento es a un municipio distinto del de trabajo habitual y del de residencia del trabajador.
• El gasto se produce en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería.
• La empresa acredita el día y el lugar del desplazamiento y su motivo.
• Con pernocta, el hotel se justifica con su factura.
• El kilometraje exige justificar la realidad del desplazamiento (a dónde, cuándo y para qué), y los peajes y aparcamientos, su ticket.

Si el gasto es tuyo como autónomo (artículo 30.2.5.ª c de la Ley):

• Se produce en el desarrollo de la actividad: una reunión, una visita, una jornada fuera. Debes poder explicar con quién y para qué.
• En establecimientos de restauración y hostelería: el supermercado no vale.
• Se paga con cualquier medio electrónico: tarjeta, transferencia, pago por móvil. En efectivo no es deducible aunque cumpla todo lo demás.
• Dentro de los límites diarios de la tabla.

Y en los dos casos: factura o ticket con fecha, importe y establecimiento, guardado junto con la nota de a qué obedece el gasto.

Comidas con clientes o proveedores

Invitar a comer a un cliente no es una dieta: es una atención a clientes o proveedores, deducible hasta el 1 % del importe neto de la cifra de negocios del ejercicio (artículo 15.e de la Ley del Impuesto sobre Sociedades). Vale también para el autónomo en estimación directa: el artículo 28.1 de la Ley del IRPF remite a las normas de ese impuesto. Con 60.000 € facturados en el año, las atenciones deducibles suman como máximo 600 €, todas juntas. Se prueban igual: factura, con quién y para qué.

Los errores que Hacienda rechaza con más frecuencia

• Comidas en el propio municipio presentadas como dieta de un empleado: no cumplen el requisito de municipio distinto.
• Fines de semana, festivos o vacaciones sin una actividad que lo explique: el gasto se presume personal.
• Tickets pagados en efectivo por el autónomo: la ley exige medio electrónico desde 2018.
• Tickets sin identificar: un recibo de datáfono sin establecimiento no acredita que sea hostelería.
• Superar el límite diario y deducirlo entero: el exceso no es deducible (autónomo) o es retribución (empleado).
• Kilometraje sin ruta: una cantidad redonda al mes sin fechas ni destinos no justifica el desplazamiento.
• El coche del autónomo: los 0,26 € por kilómetro son para los trabajadores; tu vehículo sigue las reglas de afectación, que son otra guía.

Cómo se registra en Agentia Contable

Gastos de tus empleados: el módulo Gastos de empleados

El módulo vive en Nóminas → Gastos de empleados y se enciende con el primer empleado del maestro (o a mano desde Perfil y módulos). Admite tres tipos:

1. Ticket. El empleado manda la foto al buzón de correo o la sube por el móvil; la cola de captura la reconoce como gasto suyo por el remitente y desde ahí se registra con base, cuota y si el IVA es deducible.
2. Kilometraje. Indicas los kilómetros y, si quieres, la tarifa pagada por kilómetro. Vacía, se aplica la exenta vigente (0,26 €). Antes de guardar ves el total, lo exento y el exceso: lo pagado por encima de la tarifa exenta queda marcado como retribución.
3. Dieta. Eliges el tipo (con o sin pernocta, en España o en el extranjero), los días y el importe pagado por día. Vacío, se aplica el exento del tipo elegido; por encima, el exceso se calcula solo.

El gasto queda propuesto y lo aprueba el responsable del empleado o un administrador, con la política de tu organización: desde qué importe se exige justificante (por defecto, siempre) y desde cuál una memoria (por defecto, 100 €). Al aprobarlo se genera el asiento contra la cuenta del empleado, y se paga por transferencia o se compensa en su nómina. El exceso sobre lo exento avisa al importar la nómina.

En Política y tarifas ves las tarifas de la plataforma con su vigencia y su fuente, y puedes fijar las tuyas desde una fecha (si tu convenio paga más, por ejemplo).

Tus propios gastos como autónomo

Tus comidas de trabajo y las de tus clientes no pasan por Gastos de empleados: el ticket llega por la cola de captura (correo o móvil) y se contabiliza como factura recibida en la cuenta de gasto que corresponda. Agentia no aplica hoy el límite diario de manutención a tus propios tickets, ni el del 1 % a las atenciones a clientes: guarda el justificante, anota el motivo y deja que tu asesor decida qué parte es deducible.

Fuentes

• Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, artículo 9 («Dietas y asignaciones para gastos de locomoción y gastos normales de manutención y estancia»). Texto consolidado BOE-A-2007-6820, actualizado a 28-feb-2026. Verificado el 29-sep-2026.
• Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del IRPF, artículo 30.2.5.ª c (manutención del propio contribuyente en estimación directa; vigente desde el 1-ene-2018) y artículo 28.1 (remisión a las normas del Impuesto sobre Sociedades). Texto consolidado BOE-A-2006-20764. Verificado el 29-sep-2026.
• Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades, artículo 15.e (atenciones a clientes o proveedores, límite del 1 % de la cifra de negocios). Texto consolidado BOE-A-2014-12328. Verificado el 30-sep-2026.
• Orden HFP/792/2023, de 12 de julio, por la que se revisa la cuantía de las dietas y asignaciones para gastos de locomoción en el IRPF (0,26 € por kilómetro, en vigor desde el 17-jul-2023). BOE-A-2023-16461. Verificado el 29-sep-2026.